Une procédure obligatoire

La loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 dite « Sapin II », ainsi que ses décrets d’application n°2017-1094 du 12 juin 2017 et n° 2018-824 du 18 avril 2018 ont transposé en droit français une obligation issue d’une Directive Européenne n° 2015/849/UE du 20 mai 2015.

Ces dispositions sont issues d’une volonté d’encadrer plus efficacement la lutte anti blanchiment, et prévenir le financement du terrorisme.

Le bénéficiaire effectif est une notion juridique visant à désigner la personne physique qui dispose, directement ou via l’intermédiaire d’une personne morale, de 25% ou plus du capital ou des droits de vote d’une société, de façon plus large la définition est étendue à l’individu capable d’exercer un pouvoir de contrôle sur les organes de direction. Il est donc possible d’avoir plusieurs bénéficiaires effectifs par société.

Lorsqu’il est impossible d’identifier une personne physique répondant à ces critères, et seulement après avoir effectué toutes ces recherches (dont il faut être capable de justifier sur demande), il est possible, alternativement, de déclarer les représentants légaux de l’entité déclarante (exemple : gérant, président, etc).

Qui est concerné ?

Toutes les entités immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés sont concernées (hors sociétés cotées sujettes à d’autres dispositions plus contraignantes). Cela vise donc les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, SCA, SNC,…), les sociétés civiles (SC, SCI, SCM, SCP,…) mais aussi les Groupements d’Intérêts Economiques (GIE), les associations, ainsi que les organismes de placement collectif. Sont également visées les succursales de sociétés étrangères immatriculées en France.

Comment faire la déclaration ?

Il convient de remplir le ou les formulaire(s) prévu(s) à cet effet, à savoir le DBE-S-1, DBE-S-2 et éventuellement leurs annexes (DBE-S-bis). Il convient de remplir autant de formulaires que de bénéficiaires effectifs identifiés. Ceux-ci doivent ensuite être signés par le représentant légal de l’entité déclarante.

Comment vérifier que sa déclaration est effective ?

Lors de l’enregistrement de votre déclaration, que celle-ci se fasse par voie électronique ou postale, le greffe vous remettra un récépissé de dépôt qu’il convient de conserver dans les archives sociales de la société. Ce document doit être mis à jour en cas de changement dans la situation du ou des bénéficiaire(s) effectif(s).

Les cas complexes

Lorsque la société déclarante est elle-même imbriquée dans une chaîne complexe de détention, il faut renseigner cette chaîne, et pouvoir remonter jusqu’à la ou les personnes physiques qui pourront être identifiées comme bénéficiaires effectifs.

Parfois, l’ensemble des participations détenues par les associés in fine ne permet pas d’atteindre le seuil de déclenchement de 25%, cependant la législation a également prévu que ces cas puissent faire l’objet de regroupement, comme cela est le cas du capital et des droits de vote détenus par une famille, qui devra être identifié comme tel (« groupe familial ») ou lorsque des conventions de vote existent entre associés (ex : pacte d’actionnaires). Cela sera alors intégré dans la catégorie de personnes ayant un pouvoir de contrôle sur les décisions de gestion.

Coût de la formalité

Pour toute entité nouvellement constituée depuis le 1^er août 2017, la formalité s’élève à 23,62 €. Elle doit être accomplie soit au moment du dépôt du dossier d’immatriculation, soit au plus tard dans les 15 jours qui suivent le récépissé de dépôt du dossier.

Pour toutes les entités déjà existantes avant le 1^er août 2017, cette formalité s’élève à 54,42 €.

Il est à noter que toute modification dans les bénéficiaires effectifs doit elle aussi faire l’objet d’une nouvelle déclaration, dont le coût s’élève à 46,41 €.

L’ensemble de ces coûts correspondent aux frais de greffe, et s’entendent hors honoraires éventuels de vos conseils habituels.

Rappel des risques encourus

L’absence de déclaration est punie d’une amende de 7 500€ (multiplié jusqu’à 5 fois pour les personnes morales, soit 37 500€) et jusqu’à 6 mois de prison pour les dirigeants et la société, hors les peines complémentaires qui peuvent également être prononcées (ex : interdiction de gérer, injonction de faire, privation de droits civiques…).

Mise à jour de la déclaration

Si la situation de votre entité évolue, vous êtes dans l’obligation de procéder à une nouvelle déclaration valant modification dans les 30 jours suivant l’évènement qui a modifié la situation.

C’est par exemple le cas d’une cession de titres, d’une restructuration, d’opération de fusions, de changement de dirigeant… toute situation qui pourrait impacter l’identité du ou des bénéficiaire(s) effectif(s).

Déclaration : le réflexe avocat

Un avocat peut s’avérer utile pour vous aider à déterminer le(s) bénéficiaire(s) effectif(s), vous assister dans l’identification de la chaîne de filialisation et du calcul de pourcentage de détention exact, vérifier l’exactitude des informations contenues sur le(s) formulaire(s) à déposer, et, plus généralement, vous sécuriser dans cette démarche. En effet, dans certains cas où il est trop complexe d’identifier de(s) bénéficiaire(s) effectif(s), il faudra pouvoir justifier des démarches et recherches effectuées.

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